Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi là yêu cầu cốt lõi của một nhà khai vấn chuyên nghiệp (coach). Chúng ta thường nghĩ “nghe” là điều làm mỗi ngày nên ở một mức độ nào đó kỹ năng này đều được mọi người nắm bắt. Nhưng “Nghe” không chỉ vậy, chúng ta phải phát triển nó thành “lắng nghe” để thấu suốt được câu chuyện, tâm tư, tình cảm của người nói. Để phát triển kỹ năng nghe, chúng ta cũng cần rất nhiều thời gian để nghiên cứu và thực hành.
Tại sao kỹ năng nghe lại quan trọng
Trong một phiên khai vấn (coaching) việc lắng nghe sẽ giúp thiết lập lòng tin giữa cả hai bên và thúc đẩy sự đồng cảm với người khác. Khi nắm rõ kỹ năng “nghe” bạn không cần cố gắng đánh giá thông điệp và đưa ra ý kiến riêng nữa, mà chỉ đơn giản là làm cho người nói cảm thấy được lắng nghe và xác nhận.
Khi bạn bắt đầu áp dụng bộ kỹ năng lắng nghe vào thực tế, bạn sẽ nhận thấy tác động tích cực của nó trong các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp, tại nơi làm việc và trong các tình huống xã hội khác nhau. Đặc biệt, trong nghề coaching kỹ năng này khuyến khích coachee chia sẻ nhiều hơn và củng cố vai trò của bạn với tư cách là một coach.
Các cấp độ của “Nghe” (Listening)
Lắng nghe tập trung cao độ (Deep): Điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, cao độ sao cho thích hợp. Hiện diện hoàn toàn trong câu chuyện của người nói. Tạm thời dẹp mọi suy nghĩ, những phán xét và sẵn sàng tiếp nhận thông tin đang nghe.
- Lắng nghe tích cực (Active) – là một cách lắng nghe và phản hồi để cải thiện sự hiểu biết lẫn nhau. Đây là bước đầu tiên quan trọng để xoa dịu tình hình và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề. Nghe ngôn ngữ đang được sử dụng và hiểu cảm giác của họ. Như là: Anh ta bực bội, anh ta tức giận, anh ta vui vẻ.
- Trò chuyện (Conversational) – lắng nghe từ quan điểm “có gì trong đó cho chúng tôi?”. Xây dựng liên kết và kết nối, thu thập thông tin cơ bản. “Người nghe” đang xử lý thông tin và suy nghĩ về câu hỏi tiếp theo trong khi người kia đang nói. Thường sẽ tập trung vào vào các nội dung “Tôi muốn biết”, “Tôi cũng cảm thấy như vậy” hoặc “Tôi muốn hỏi”.
- Nghe cho có (Cosmetic) – bạn không thực sự lắng nghe. Tâm trí của bạn đang ở một nơi khác, và bạn đang giả vờ quan tâm. Cấp độ này thường tập trung vào hoạt động hàng ngày, kiểu như: bạn có khỏe không? Cuối tuần của bạn như thế nào? Trọng tâm là nói chuyện lặt vặt và không nhất thiết phải tìm kiếm ý nghĩa đằng sau lời nói.
- Làm ngơ (Ignoring) – không hiện diện cả về thể chất, tinh thần hoặc cảm xúc. Điều này có nghĩa là bạn chẳng nghe gì.
Các chuyên gia khai vấn thường sẽ lắng nghe ở mức độ active hoặc deep. Điều này cho phép việc lắng nghe thu thập được nhiều thông tin hơn và mang lại hiệu quả chuyển đổi cho coachee. Các coach thường đưa ra tín hiệu khích lệ như là “Không sao cả, tôi đang nghe”, “Tôi đang ở với bạn đây”,….
Mọi người có thể bị nhầm lẫn giữa nghe và lắng nghe (hearing và listening). Thính giác (hearing) là một quá trình sinh lý, nó mang tính thụ động và là hoạt động của thể chất. Còn lắng nghe (listening) là một quá trình nhận thức chủ động và là hoạt động của trí óc
Các rào cản khi “Nghe”
Khi thực hiện hay thực hành “lắng nghe” bạn có thể gặp phải một số cản trở mà chúng tôi sắp liệt kê dưới đây. Hãy lấy giấy bút ghi chú lại để tự mình lưu ý khi thực hành.
- Suy nghĩ nhanh – chúng ta có thể hiểu tốc độ nói lên đến 800 từ mỗi phút, nhưng người bình thường chỉ có thể nói tối đa 150 từ mỗi phút. Vì vậy, điều này có thể tạo nên những khoảng đợi trong tâm trí và làm bạn mất tập trung lắng nghe.
- Quá tải nội dung hoặc thông điệp được truyền tải: có thể khắc phục với một vài phút tạm nghỉ, để não bộ kịp sắp xếp
- Rào cản văn hóa: sự khác biệt văn hóa giữa cá nhân hoặc tổ chức có thể khiến việc lắng nghe bị hạn chế vì cần tốn nhiều thời gian hơn trong việc xử lý, mã hóa thông tin tiếp nhận
- Bất an cá nhân: nếu bạn đang ở một tâm trạng bất an, không ổn định thì rất khó tiếp nhận toàn bộ thông tin, vì tâm trí bạn đang bị xáo động và không thể tập trung.
- Môi trường và sự phân tâm: trong một không gian quá ồn ào hoặc có quá nhiều dễ khiến bạn phân tâm cũng ảnh hưởng tới việc lắng nghe rất nhiều
- Đối thoại nội bộ: điều này xảy ra khi bạn vừa lắng nghe câu chuyện từ coachee vừa chạy một dòng suy nghĩ phản bác, nhận xét câu chuyện họ. Điều này sẽ làm bạn bị phân tâm và không thể tập trung toàn lực vào cuộc đối thoại. Hãy nhớ rằng khi đã “lắng nghe” thì việc duy nhất bạn làm là hãy nghe mà đừng phán xét hay đánh giá.
- Lắng nghe phòng thủ: không đồng ý với người nói mà không nói bất cứ điều gì với họ.
- Lắng nghe có chọn lọc: chỉ chọn những phần mà bạn quan tâm để lắng nghe.
Nếu bạn để ý, sẽ thấy rằng phần lớn các rào cản trong việc “lắng nghe” là do chuyên viên coach trực tiếp hoặc gián tiếp gây ra hoặc ảnh hưởng. Vậy nên khi luyện tập, bạn hãy theo dõi để nhận ra những rào cản của mình và khắc phục nó nhé!
Cách cải thiện kỹ năng nghe
Như đã nói ở phần đầu để trở thành một người lắng nghe hiệu quả đòi hỏi bạn phải luyện tập và phát triển nhận thức về những gì đang xảy ra bên trong bạn khi bạn đang lắng nghe người khác.
- Chuẩn bị trước – dành thời gian trước mỗi phiên khai vấn để chuẩn bị một tâm trí tràn năng lượng tích cực. Nếu đang khó chịu, hãy giải tỏa nó trước khi vào phiên coaching nhé! Một tâm trí tĩnh lặng, đầy năng lượng có thể giúp bạn tiếp nhận mọi thông tin
- Học cách tạo ra các ghi chú hiệu quả – ngắn gọn, đơn giản nhưng đầy đủ nội dung mà bạn cần. Điều này sẽ giúp bạn không quên những thông tin quan trọng
- Đừng cảm thấy rằng bạn phải trả lời coachee ngay lập tức, dừng vài giây, nắm bắt bản chất và sau đó hãy đưa đáp án đã được cân nhắc.
- Hãy luôn cảnh giác để chống lại sự phân tâm của tinh thần – khi bạn cảm thấy việc lắng nghe của mình không còn tập trung nửa, hãy tỉnh táo và mang sự tập trung quay lại
- Hãy lắng nghe người nói trước khi gia nhập cuộc đối thoại. Đừng tranh cãi, phán xét hay ngắt lời, hãy lắng nghe!
- Thông tin không chỉ truyền tải qua lời nói, hãy chú ý cả nét mặt, giọng điệu, cao độ, ngôn ngữ cơ thể và chuyển động.
Phát triển những kỹ năng nghe trong quá trình khai vấn (coaching listening skills)
– Hãy hồi tưởng, theo dõi quá trình lắng nghe của bạn qua mỗi phiên khai vấn:
- Điều gì sẽ xảy ra khi bạn cố gắng lắng nghe? Bạn đang nghĩ gì vào thời điểm đó và những suy nghĩ nào len lỏi trong khi bạn đang nghe?
- Hãy xem xét cách bạn có thể tập trung khi lắng nghe, và bạn đã làm gì để đẩy lùi những suy nghĩ gây xao nhãng đó.
– Sau khi phát triển một phương pháp tiếp cận, hãy thực hành nó.
– Luyện tập với đồng nghiệp và xin phản hồi từ họ như là họ có cảm thấy được lắng nghe không.
Các khóa học MIỄN PHÍ của GEIN ACADEMY:- KHÓA LIFECOACH
- KHÓA NHÂN TƯỚNG HỌC
- KHÓA QUẢN TRỊ CẢM XÚC
- KHÓA CHỮA LÀNH
- KHÓA HỌC CUỘC ĐỜI THỊNH VƯƠNG
- KHÓA HỌC HÀNH TRÌNH TỚI TRÁI TIM CON
